การทำบัญชี ก็คือการบันทึกข้อมูลรายรับรายจ่ายประจำวันของเรา เพื่อสามารถจัดการการเงินและงบประมาณได้ การทำบัญชียังเป็นการช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถควบคุมการเงินของกิจการได้ ว่าเรามีกำไล หรือขาดทุนจำนวนเท่าใดบ้าง ประโยชน์ของการทำบัญชียังมีอีกมากมาย เราก็รู้อยู่แล้วว่า การทำบัญชีนั้นมีประโยชน์มากน้อยแค่ไหน เจ้าของธุรกิจบางเจ้าย่อมจ้างพนักงานบัญชี เงินเดือนแพงมาก เพื่อให้มาดูแลการทำบัญชีโดยเฉพาะเลย

การจัดทำบัญชี

การจัดทำบัญชี ก็มีความจำเป็นต่อธุรกิจ นั้นเนื่องจากการบัญชีถือเป็นแกนกลางหรือกระดูกสันหลังในโลกธุรกิจซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจทราบรายรับรายจ่ายรวมทั้งทราบสถานะ ทางการเงินของตนเอง ดังนั้น วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชีสามารถสรุป ได้ ดังนี้

เพื่อเป็นการบันทึกเหตุการณ์ทางการค้า

เพื่อให้เจ้าของกิจการได้ทราบว่าช่วงเวลานั้น ๆ มีสินทรัพย์หนี้สินและส่วนของเจ้าของอยู่เป็นจำนวนเท่าใดและอย่างไร

เพื่อเป็นปัจจัยหนึ่งประกอบการตัดสินใจในการลงทุนของนักธุรกิจและประกอบการตัดสินใจในการบริหารของเจ้าของกิจการ

เพื่อเป็นการป้องกันการทุจริตและการสูญหายของสินทรัพย์

เพื่อเป็นเครื่องมือนำมาใช้ในการคำนวณภาษีที่จะต้องจ่ายแก่รัฐ

รายการทางบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี

ในการจัดทำบัญชีของกิจการจำเป็นต้องอาศัยเอกสาร หลักฐานที่เชื่อถือได้ เพื่อบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นจนกระทั่งประมวลผลเพื่อนำเสนองบการเงิน ซึ่งสามารถสรุปขั้นตอนการจัดทำรายงานทางการเงิน ได้ดังนี้

(1) รายการค้าหรือรายการทางบัญชี รวบรวมเอกสาร หลักฐาน/จัดทำขึ้น
– การซื้อ-ขายสินค้า
– การให้บริการ รับจ้างต่างๆ
– การจ่ายค่าใช้จ่าย
– การรับ-จ่ายชำระหนี้ ฯลฯ

(2) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี วิเคราะห์รายการ
– ใบเสร็จรับเงิน
– ใบกำกับสินค้า/ใบส่งของ
– ใบสำคัญจ่าย
– สัญญาต่างๆ ฯลฯ

(3) บันทึกรายการในบัญชี สรุปผลการดำเนินงาน เมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี
– บัญชีรายวันหรือบัญชีขั้นต้น
– บัญชีแยกประเภท

(4) งบการเงินหรือรายงานทางการเงิน
– งบดุล
– งบกำไรขาดทุน
– งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ
– งบกระแสเงินสด
– หมายเหตุประกอบงบการเงิน

การเพิ่มขึ้น/ลดลงในบัญชีแต่ละประเภทตามหลักการบัญชีคู่

บัญชีสินทรัพย์
เดบิต (เพิ่มขึ้น) เครดิต (ลดลง)

บัญชีค่าใช้จ่าย
เดบิต (เพิ่มขึ้น) เครดิต (ลดลง)

บัญชีหนี้สิน
เดบิต (ลดลง) เครดิต (เพิ่มขึ้น)

บัญชีประเภททุน
เดบิต (ลดลง) เครดิต (เพิ่มขึ้น)

บัญชีรายได้
เดบิต (ลดลง) เครดิต (เพิ่มขึ้น)